ODÜ Rektörü Prof. Dr. Tarık Yarılgaç’ın katılımıyla gerçekleştirilen arşiv yönetimi konulu toplantıda ODÜ’nün hem geçmişe hem de geleceğe yönelik bilgi, belge, dosya ve dokümanlarının kayda geçirilmesi ve arşivlenmesine yönelik çalışmalara hız verildi.

Her kurumda olduğu gibi ODÜ de de her yıl çok sayıda belge üretilmekte ve kurumlar büyüdükçe belge sistemleri sistematik bazı düzenlemelere gereksinim duymaktadır. Ordu Üniversitesi de kurulduğu yıldan bu yana gelişimini sürdürmekte ve özellikle gerçekleştirilen çok sayıda çalışmanın kayda alınması önem arz etmektedir. Bu bağlamda Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı bünyesinde kurulması planlanan Kurumsal Arşiv Müdürlüğü ile çalışmaların kim tarafından, ne zaman, ne şekilde ve nerede yapıldığına dair kayıtların oluşturulması,  Ordu Üniversitesi bilgi ve belgelerin kayıt altına alınmasının sağlanarak kurumsal hafızasını güçlendirilmesi planlanmaktadır.

Arşiv Birikimi Dijitalleşecek

EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) uygulamasını hayata geçiren ve tüm mensuplarıyla dijital ortamda hızlı bir biçimde bilgi alışverişinde bulunan Ordu Üniversitesi, içsel ve dışsal iletişimi sağlayan, özgün ve güvenilir bilgi kaynakları olarak kabul edilen arşiv programlama uygulamaları ile kurumsal geçmişi dijital yöntemlerle kayıt altına alacak.

ODÜ’nün geçmişten günümüze kadar olan tüm akademik ve idari birikiminin dijital ortamda standart dosyalama planlarına uygun şekilde bir arada toplanması, saklanması, korunması ve dağıtılmasının sağlanacağı Kurumsal Arşiv Sistemi sayesinde dokümantasyon ve arşiv hizmetlerine erişim daha da kolaylaşacak

Rektör Yarılgaç, “Kurumsal hafıza, kurumsal kimliği sağlam temellere oturtur.”

Bir kurumdaki bilgi, belge ve dokümanların tümünün kayda alınmasının kurumsal hafızayı güçlendireceğini ifade eden Rektör Prof. Dr. Tarık Yarılgaç, “Bilgilerin kalıcılığı ve ileride kullanılabilirliği o bilgilerin saklanmasına bağlıdır. Eğer doğru yöntemlerle ve çağın gereklerine uygun bir biçimde dijital tekniklerle bir kurumsal hafıza oluşturursanız kurumsal kimliğinizi de sağlam temellere oturtursunuz. Kurumların kuruluşlarından itibaren kazandığı deneyimlerden izler taşıyan bilgi ve belgelerin kayıt altına alınması ileriye dönük gerçekleştirilen çalışmalarda yol gösterici bir rehber görevi üstlenecektir. Dolayısıyla kurumsal hafıza bir kurumun neyi nasıl yaptığının ve gelecekte de hangi adımları atacağının bir pusulasıdır. Ordu Üniversitesi olarak kurumsal hafızamızı sağlam bir zemine yerleştirecek çalışmalar gerçekleştirmeye hız vererek kurum geçmişimizi dijital yöntemlerle kayıt altına alacağız. Bu sayede geleceğe dönük adımlarımızı atarken geçmişteki kazanımlarımızdan da istifade etmiş olacağız.” şeklinde konuştu.